Dalam bahasa Mandarin krisis terdiri dari dua kata, bahaya dan kesempatan. Krisis COVID-19 sekarang pun bahaya sekaligus peluang emas mengupgrade bisnis.
Kondisi pandemic COVID-19 walaupun membuat kegiatan bisnis perusahaan, terutama di sektor-sektor selain pangan, kesehatan, dan jasa pengiriman, menurun drastis karena berkurangnya permintaan pasar atau karena terpaksa dihentikan operasionalnya oleh peraturan pemerintah untuk mengurangi laju penyebaran COVID-19, ternyata juga telah membuat penjualan via online meningkat pesat sekaligus mempercepat transisi kebiasaan cara berbelanja masyarakat Indonesia dan dunia, dari cara traditional ke cara digital dan online.
Tentu saja permintaan pasar berpengaruh pada aspek finansial perusahaan. Respon yang paling umum dan standar yang dilakukan oleh sebagian besar perusahaan adalah menghentikan semua hal yang bersifat pengeluaran atau biaya bagi perusahaan.
Namun bagi pemimpin atau pemilik perusahaan yang cerdik, kesempatan seperti ini justru dimanfaatkan untuk mengupgrade dan memperbaiki kualitas sistem dan kemampuan pengelolaan menjadi lebih baik, lebih lincah, dan lebih sesuai dengan trend perkembangan pasar, dan teknologi.
Salah satu langkah cerdik adalah menerapkan atau mengupgrade sistem ERP digital untuk pengendalian sumber daya dan proses bisnis di perusahaan.
Bagi perusahaan yang melakukan Langkah perbaikan saat krisis tersebut, maka ketika kondisi krisis telah berakhir dan pasar telah meningkat Kembali (biasanya naik pesat pasca krisis berakhir), sudah jauh sangat siap dan memimpin dalam menyambut permintaan pasar yang meningkat kembali.
Sedangkan bagi sebagian besar perusahaan yang melewatkan kesempatan emas ini dan menghentikan semua investasi termasuk untuk meng-upgrade kemampuan pengelolaan usahanya, hanya bisa menonton ketika pasar pulih, atau baru akan memulai yang seharusnya telah selesai saat itu.
Krisis saat ini adalah peluang emas untuk meng-upgrade perusahaan. Salah satu perbaikan yang potensial adalah menerapakan ERP untuk meng-upgrade kemampuan perusahaan menyambut pulinhya pasar dan mampu bersaing di saluran pasar online atau e-commerce.
Inilah 8 fakta mengapa saat krisis seperti sekarang ini, karena terjadi pandemic COVID-19, merupakan peluang emas untuk meng-upgrade perusahaan menjadi lebih baik.
Intensitas kegiatan yang menurun tajam saat krisis, membuat sumber daya manusia yang biasanya mendapat beban penuh sekarang menjadi idle. Pemilik usaha atau pucuk pimpinan yang cerdik dapat melihat ini sebagai peluang emas untuk menggunakan sumber daya potensial tersebut untuk meng-upgrade atau memperbaiki kondisi perusahaan.
Pengetatan pengeluaran memang dilakukan oleh pengusaha cerdik ini pun, tetapi untuk investasi program perbaikan tetap dilakukan dan didorong untuk mengupgrade perusahaan agar siap menyongsong kondisi peak berikutnya.
Jika kondisi bisnis sedang sibuk memenuhi permintaan pelanggan atau peak season semua sumber daya manusia biasanya sangat sibuk, di sisi lain segala permasalahan atau hambatan atau keterbatasan sistem menjadi sangat mudah dilihat saat itu. Meluncurkan inisiatif program perbaikan di saat peak seperti itu terlihat masuk akal tetapi tidak akan efektif. Semua personil yang terkait sedang sibuk sehingga tidak dapat fokus pada upaya perbaikannya.
Proses perbaikan juga membutuhkan waktu, juga dalam proses improvement yang normal dan berhasil sekalipun akan melewati waktu kritis yaitu pada periode transisi, dalam periode transisi biasanya malah akan menyebabkan penurunan kinerja.
Para pengusaha yang biasa-biasa saja justru baru bersedia atau terbuka terhadap inisitaif program perbaikan ketika pasar dalam kondisi puncak. Umumnya karena masalahnya sedang mudah di lihat (karena menjadi sumbatan di sana sini), juga karena cashflow sedang bagus sehingga menganggap pengeluaran untuk investasi pada program perbaikan boleh dilakukan.
Sayangnya, dalam kondisi puncak semua personil sibuk dan tidak tertarik dengan program perbaikan jangka panjang, dan sedang tertarik dengan solusi-solusi adhoc saja seperti overtime, menambah headcount, atau men-sub-contract-kan. Hasilnya proses upgrade atau perbaikan yang berarti tidak terjadi.
Ketika low-season datang, seperti di saat krisis covid-19 sekarang ini, bagi pengusaha biasa-biasa tersebut tidak ada lagi masalah sekarang, satu-satunya masalah adalah masalah cashflow. (tentu saja karena semua bottle neck dan sumbatan sekarang otomatis tiba-tiba lenyap, tidak ada permintaan pelanggan tak mungkin ada bottle neck). Response yang paling umum adalah menghentikan semua pengeluaran, juga pengeluaran untuk investasi program perbaikan.
Berbeda dengan pengusaha yang cerdik, akan melihat kondisi krisis COVID-19 saat ini sebagai kesempatan emas untuk meng-upgrade perusahaan seperti menerapakan sistem ERP. Ketika krisis berlalu perusahaan akan menjadi lincah, modern, dan terintegrasi, dan siap menyongsong lompatan peak-season.
Ketika permintaan sedang rendah, aktivitas perbaikan tidak akan mengganggu atau menurunkan kualitas layanan kepada pelanggan Anda, tidak ada pengiriman yang akan tertunda walaupun sedang terjadi penurunan kinerja yang disebabkan proses transisi akibat perbaikan.
Respon kepada pelanggan juga tidak akan terhambat karena walaupun personil yang terkait harus mengikuti kegiatan perbaikan, misalnya ikut meeting membahas program perbaikan, waktu meeting yang diperlukan tersedia tanpa harus mengganggu waktu untuk melayani pelanggan.
Penerapan sistem ERP termasuk Odoo ERP, biasanya membutuhkan keterlibatan banyak personil terkait dari berbagai fungsi atau departemen dalam perusahaan, misalnya untuk mengkristalkan kebutuhan, untuk mengambil kesepakatan dalam menyingkirkan kendala dan proses yang tidak bernilai tambah. Juga untuk proses pelatihan, untuk pengumpulan dan pembersihan master data, dan lain-lain.
Jika proses penerapan sistem ERP dilakukan saat low-season, semua itu tidak akan menyebankan penundaan atau gangguan terhadap layanan kepada pelanggan perusahaan atau kepada pelanggan internal. karena waktu yang dibutuhkan relatif sedang tersedia akibat kegiatan yang menurun.
Jadi, saat low-season karena krisis COVID-19 sekarang ini, merupakan saat terbaik untuk meng-upgrade kualitas manajemen perusahaan. Dalam konteks menerapkan sistem ERP, inilah saat terbaik untuk menerapakannya di perusahaan.
Dalam situasi sibuk peak-season, umumnya tidak mungkin untuk menghentikan atau meng-off-line-kan satu atau lebih sumber daya, misalnya mesin produksi, server computer, atau personil yang bertanggung jawab, atau peralatan lainnya. Menghentikan operasional sumber daya dalam kondisi peak pasti menimbulkan kekacauan yang merugikan dan kontra produktif.
Di sisi lain inisitaif program perbaikan seringkali memerlukan satu tindakan yang harus menghentikan atau meng-off-line-kan untuk durasi waktu tertentu, dalam kondisi peak-season akan sulit sekali bisa mendapatkan waktu yang dibutuhkan tersebut, tetapi dalam kondisi low-season sama sekali tidak akan menjadi masalah, atau jauh lebih mudah mendapatkan waktu yang dibutuhkan.
Program perbaikan yang diterapkan di perusahaan, termasuk ketika menerapkan sistem ERP pasti akan melibatkan user atau pengguna yang terkait.
Pengguna atau user tersebut sudah pasti perlu diberikan pelatihan agar dapat menguasai cara kerja yang baru, atau dapat mengoperasikan program aplikasi ERP yang sedang diterapkan jika kontkes perbaikannya dalam hal ini menerapkan ERP di perusahaan.
Dalam kondisi low-season setiap user akan mampu meluangkan waktu yang lebih banyak untuk pelatihan, dan untuk mencoba. Sehingga program pelatihan jauh akan lebih luas dan lebih instensif karena tersedia waktu yang cukup.
Sebaliknya dalam kondisi puncak atau peak-season biasanya user akan sangat sibuk dengan tugas pokoknya setiap hari yang harus diselesaiakan segera, sehingga waktu untuk bisa mengikuti pelatihan menjadi sangat terbatas, juga kesempatan untuk mencoba dan berlatih sendiri pasca pelatihan hampir tidak tersedia.
Karena setiap upaya perbaikan adalah berarti perubahan dan perubahan pasti membutuhkan pelatihan pada personil yang terkait, kondisi low-season merupakan saat terbaik untuk menerapkan program perbaikan di dalam perusahaan, termasuk untuk menerapkan sistem ERP di Perusahaan.
Perusahaan tidak mungkin mmemberhentikan semua karyawannya hanya karena kondisi low-order karena krisis, kecuali perusahaan tersebut akan tutup selamanya, atau perusahaan tersebut tidak membutuhkan karyawan dengan skill.
Saya yakin hampir tidak ada proses kerja perusahaan yang tidak membutuhkan skill. Dengan kata lain perusahaan tetap harus mempertahankan sebagaian karyawan, dan pegawainya, dengan berbagai pertimbangan. Artinya perusahaan tetap harus memberikan gaji dan upah kepada mereka.
Daripada karyawan dan pegawai tersebut tidak melakukan aktivitas apa pun yang memberikan nilai tambah kepada perusahaan, pengusaha atau pimpinan perusahaan yang cerdik seharusnya dapat menggulirkan program perbaikan yang paling potensial memberikan nilai tambah kepada perusahaan berupa kondisi sistem manajemen perusahaan yang lebih baik, cara kerja yang lebih baik, atau pelayanan yang lebih baik pada pelanggan.
Sehingga ketika krisis berlalu dan permintaan pelanggan kembali ramai, perusahaan sudah akan jauh lebih baik kemampuannya dalam melayani pelanggan atau memperluas pangsa pasarnya.
Pada umumnya setiap program perbaikan memerlukan perubahan dalam cara kerja, proses bisnis, atau sistem manajemen. Setiap perubahan akan melewati tantangan masa kritis saat transisi terjadi.
Dalam masa kritis pada suatu proses perubahan, gejala yang umum adalah terjadi penurunan kinerja. Misalnya output proses menjadi lebih rendah, tingkat kerusakan malah meningkat, atau penurunan kinerja lainnya, jika dibandingkan dengan kondisi sebelum dilakukan perubahan.
Jika masa krisis ini berhasil dilalui (perusahaan dapat bertahan dengan kinerja yang menurun tersebut), biasanya jika masa kritisnya tidak berkepanjangan, barulah manfaat berupa perbaikan kinerja yang lebih tinggi dibandingkan sebelum perubahan bisa dicapai.
Satu contoh yang dapat menggambarkan ini misalanya pada ajang balap mobil formula 1. Ketika ditengah balapan sedang berlangsung, tiba-tiba turun hujan gerimis yang cukup membuat kondisi lintasan menjadi licin, keputusan mengganti ban mobil dengan tipe ‘ban basah’ akan menyebabkan masa kritis karena waktu terbuang untuk mengganti ban. Tetapi dengan ban basah tersebut terpasang mobil sekarang dapat melaju dengan kecepatan yang lebih baik dibandingkan dengan tetap menggunakan ‘ban-kering’ pada lintasan basah.
Jika posisi mobil tim Anda sedang jauh memimpin di depan, resiko adanya penundaan waktu dalam proses ganti ban tersebut dari yang diperkirakan masih bisa diterima tanpa kehilangan posisi.
Atau contoh yang lebih sederhana, jika Anda berkendara dengan ban yang setengah kempes, tidak bisa melaju kencang, proses mengganti ban dengan ban cadangan menimbulkan masa transisi yang bahkan kecepatan Anda sekarang menjadi 0 alias berhenti untuk mengganti ban tersebut, tetapi setelah ban yang baik terpasang barulah kendaraan Anda dapat melaju jauh lebih kencang. Jika Anda sedang tidak terburu-buru mengejar waktu, berhenti sama sekali karena mengganti ban tidak menjadi masalah besar.
Demikian pula jika Anda mengambil perbaikan di masa-masa idle karena low-season, tentu kita akan lebih leluasa untuk mampu menerima kondisi penurunan kinerja pada saat transisi sedang berlangsung.
Karyawan atau pegawai yang idle tanpa kegiatan karena low-season akan memburuk kondisi mentalnya, jika berlangsung cukup lama dan perusahaan tidak juga mengambil inisiatif program perbaikan maka akan lebih buruk lagi efeknya.
Karyawan yang melihat perusahaan tidak melakukan upaya perbaikan apa pun, akan lambat laun kehilangan harapan pada perusahaan karena melihat perusahaan seolah-olah tak berdaya.
Jika perusahaan melakukan program perbaikan di masa low-season, karyawan akan melihat ada harapan yang lebih baik, karena perusahaan sedang memperbaiki diri dan akan menjadi jauh lebih baik nanti ketika krisis telah berlalu.
Perusahaan yang justru memanfaatkan masa low-season karena krisis untuk perbaikan biasanya akan melesat jauh di depan melampaui para pesaingnya ketika krisis telah berakhir dan permintaan pelanggan meningkat.
Sebaliknya perusahaan yang tidak melakukan upgrade di saat krisis, dan justru mengamputasi dirinya karena penghematan pengeluaran yang kebablasan (misalnya memberhentikan karyawan secara besar-besaran termasuk karyawan potensial mereka) akan terseok-seok menghadapi persaingan ketika pasar membaik kembali, atau setidaknya akan hanya bisa menjadi penonton pesaingnya menikmati manisnya pasar saat itu.
Sebagai kesimpulan, krisis merupakan saat ada kondisi bahaya sekaligus ada peluang emas untuk perbaikan perusahaan menjadi jauh lebih baik. Peluang emas perbaikan justru ada di saat krisis karena: