Today crisis of pandemic COVID-19, making the company's business activities decrease dramatically due to reduced market demand or because it had to be stopped by government regulations to reduce the rate of distribution of COVID-19.
Interestingly, the crisis also drives online sales increasing rapidly while accelerating the transition of people's shopping habits, from the traditional to the digital and online ways.
Of course, market demand affects the financial aspects of the company. The most common response and standard performed by most companies is to stop all matters that are expenses or costs for the company.
But for the smart company leader or owner, use an opportunity like this to upgrade the management for better, more agile, and more in line with market development trends and technology.
One of the ingenious actions is implementing a modern and integrated business management tool known as ERP (enterprise resource planning). It makes the business agile, easy to manage from everywhere, and all business processes seamlessly integrated. Companies that do that upgrade during the crisis will be leading in a welcoming market raise after the crisis end.
Unfortunately, most companies miss the golden opportunity to upgrade the business during crisis time. They usually stop all expenses, including the investments for better management capabilities. These companies can only watch when the market recovers from the crisis. They just think about taking improvement when other is finishing.
In short, the current crisis due to COVID-19 is the best time to implement an ERP system for upgrading the company's ability to benefit from market rise and be able to compete in online or e-commerce market channels.
Here are the 8 Golden Opportunities from the crisis to implement ERP system and upgrade the companies:
The crisis makes the intensity of activities drop sharply. Thus during the crisis, spare time of key personnel or resources will abundantly available. People usually on full load during the peak season, now become idle.
Smart business owners or smart leaders see this as a golden opportunity for improvement. These potential resources are now able to focus on the improvement activities.
Smart business leaders or owners indeed tightening of expenditure, but investment in the improvement program is still being carried out and encouraged to upgrade the company to be ready to meet the next peak condition.
On peak season, Businesses are busy fulfilling customer demand. People are fully loaded. On the other hand, all problems, obstacles, or limitations of the system become very easy to spot in this condition. Launching an improvement program initiative at this time looks reasonable, but all relevant personnel are busy, unable to focus on the improvement efforts. The improvement program hard to be successful.
The improvement process also takes time and has a critical transition period. During this period performance usually decrease despite the high demand. While it is normal, but in peak season conditions, people just will not happy at all.
Mediocre entrepreneurs are usually just willing or open to the initiative of improvement programs in such peak conditions. Generally, because the problems are easy to see, causing a blockage here and there, and the cash flow also good in peak season. Therefore it justify the spending on investment in improvement programs to be done.
Unfortunately, in peak conditions, all personnel are busy and not interested in long-term improvement programs, and are only interested in ad-hoc solutions such as overtime, increasing headcount, or sub-contracting. Therefore no significant improvement happens.
When the low-season comes, like now in the current COVID-19 crisis, for ordinary entrepreneurs except a cash flow problem, there is no more problem now. the only problem is the cash flow problem. (Of course, because all bottlenecks and blockages are now automatically disappearing suddenly, there is no customer request there is no bottleneck). The most common response is to stop all expenses, also expenses for investment improvement programs.
In contrast to shrewd entrepreneurs, they upgrade companies like implementing an ERP system during the crisis time, the one like the current COVID-19 crisis. They see crisis as a golden moment to improve the business. When the crisis passes, the company will become more agile, modern, and integrated, and ready to welcome the peak-season leap.
When demand is low, improvement activities will not disrupt or reduce the quality of service to your customers. No delay in delivery will happen even if there is a decrease in performance caused by the transition during the change process.
The improvement activities will not hamper the response to the customer as well. Even though the related personnel have to take part in the improvement activities, for example attending a discussion meeting on the improvement program, the required meeting time is available without having to interfere with the time to serve the customer.
The improvement like the implementation of an ERP system, including Odoo ERP, usually requires the involvement of many related personnel from various functions or departments in the company, for example, to gather needs, to take an agreement to get rid of obstacles and change the processes that do not add value. Also for the training process, for the collection and cleaning of master data, and others.
All of those activities will not impose delays or disrupt services to the customers because people have spare time abundantly from a drop in business activity.
So, during low-season due to the current co-19 crisis, the best time to upgrade the quality of company management In the context of implementing an ERP system, this is the best time to apply ERP in the company.
It is hard to stop or to make off-line of one or more resources, such as production machines, computer servers, or responsible personnel, or other equipment. Stopping the operation of resources in peak conditions will delay fulfilling customer requirements.
The improvement program initiatives often require an action to stop the operation of certain resources. It is uneasy during the peak time, but during the low season, it is not a problem at all.
Every improvement initiative within a company, for example, implementation of an ERP system, will require the involvement of relevant persons as the users. Those users certainly need to have training sessions before they can master a new way of working or perform the task very well.
In low-season conditions, each user will be able to spend more time on training and to practice it. The training program can be far more extensive and more intensive because of more time available.
Contrary, during the peak season, it is hard to have enough time for intensive training. The people are desperately busy with the main tasks already.
Because every improvement effort means change and change certainly requires training of the related personnel, low-season conditions are the best time to implement improvement programs within the company, including to implement ERP systems in the company.
A company shall not lay off all employees because of the low order season by the crisis. The company will need to keep the employees with skills, except it will close forever.
In other words, the company still has to keep some of its employees considering various reasons. Although they are idle, the company still has to pay the salary to the employees.
Instead of paying employees for no value to the company, smart business leaders or leaders shall be able to roll out improvement programs that have the most potential to add value back to the company.
Such initiatives make better company management system conditions, better ways of working, or better service to customers. So that when the crisis passes and customer demand returns, the company will have a much better capability to serve customers or expand its market share.
In general, any improvement program requires changes in the way of work, business processes, or management systems.
Every change will experience the challenge of a critical period when the transition occurs.
In a critical period of a process of change, a common symptom is a decline in company performance. For example, the process output becomes lower, the level of damage increases, or decreases in other performance, compared to the conditions before the change start.
The company gets the benefits of higher performance compared to the performance before the improvement actions if the company can pass the critical period successfully.
To be able to pass the critical period, the company has to willing to absorb the decrease in performance during the critical transition period. The critical period itself should be a short time as possible.
An example, when you drive a car with a half-flat tire, you can not go fast. The improvement process, in this case, is replacing the half-flat tire forces you to stop. Your driving speed is now zero. It is even worse than before.
If you are not in a hurry for something, you will afford the zero speed during the tire changing process for faster drive later.
Likewise, if you take improvement in idle times due to low-season, of course, you will be freer to be able to accept the condition of decreased performance during the transition.
Employees who are idle without activities due to low-season will have bad mental condition. The longer company does not take the initiative for improvement programs, the effect will be even worse.
Employees who see the company did not make any improvement efforts, will gradually lose hope in the company because it looks at the company as if helpless.
If the company carries out a program of improvement in the low-season, employees will see better hope, because the company is improving and will become much better later when the crisis has passed.
Companies do an improvement program during the crisis will go far ahead of its competitors. It becomes ready for a sharp increase in customer demand when the crisis ends.
Conversely, companies that do not upgrade in a crisis, and amputate themselves by excessive spending savings, lay off employees on a large scale including the potential employees, will lose in competition, when the market improves again.
In conclusion, a crisis is when there are dangerous conditions as well as a golden opportunity for company improvement to be much better. The golden opportunity for improvement is precisely in times of crisis because:
Dalam bahasa Mandarin krisis terdiri dari dua kata, bahaya dan kesempatan. Krisis COVID-19 sekarang pun bahaya sekaligus peluang emas mengupgrade bisnis.
Kondisi pandemic COVID-19 walaupun membuat kegiatan bisnis perusahaan, terutama di sektor-sektor selain pangan, kesehatan, dan jasa pengiriman, menurun drastis karena berkurangnya permintaan pasar atau karena terpaksa dihentikan operasionalnya oleh peraturan pemerintah untuk mengurangi laju penyebaran COVID-19, ternyata juga telah membuat penjualan via online meningkat pesat sekaligus mempercepat transisi kebiasaan cara berbelanja masyarakat Indonesia dan dunia, dari cara traditional ke cara digital dan online.
Tentu saja permintaan pasar berpengaruh pada aspek finansial perusahaan. Respon yang paling umum dan standar yang dilakukan oleh sebagian besar perusahaan adalah menghentikan semua hal yang bersifat pengeluaran atau biaya bagi perusahaan.
Namun bagi pemimpin atau pemilik perusahaan yang cerdik, kesempatan seperti ini justru dimanfaatkan untuk mengupgrade dan memperbaiki kualitas sistem dan kemampuan pengelolaan menjadi lebih baik, lebih lincah, dan lebih sesuai dengan trend perkembangan pasar, dan teknologi.
Salah satu langkah cerdik adalah menerapkan atau mengupgrade sistem ERP digital untuk pengendalian sumber daya dan proses bisnis di perusahaan.
Bagi perusahaan yang melakukan Langkah perbaikan saat krisis tersebut, maka ketika kondisi krisis telah berakhir dan pasar telah meningkat Kembali (biasanya naik pesat pasca krisis berakhir), sudah jauh sangat siap dan memimpin dalam menyambut permintaan pasar yang meningkat kembali.
Sedangkan bagi sebagian besar perusahaan yang melewatkan kesempatan emas ini dan menghentikan semua investasi termasuk untuk meng-upgrade kemampuan pengelolaan usahanya, hanya bisa menonton ketika pasar pulih, atau baru akan memulai yang seharusnya telah selesai saat itu.
Krisis saat ini adalah peluang emas untuk meng-upgrade perusahaan. Salah satu perbaikan yang potensial adalah menerapakan ERP untuk meng-upgrade kemampuan perusahaan menyambut pulinhya pasar dan mampu bersaing di saluran pasar online atau e-commerce.
Inilah 8 fakta mengapa saat krisis seperti sekarang ini, karena terjadi pandemic COVID-19, merupakan peluang emas untuk meng-upgrade perusahaan menjadi lebih baik.
Intensitas kegiatan yang menurun tajam saat krisis, membuat sumber daya manusia yang biasanya mendapat beban penuh sekarang menjadi idle. Pemilik usaha atau pucuk pimpinan yang cerdik dapat melihat ini sebagai peluang emas untuk menggunakan sumber daya potensial tersebut untuk meng-upgrade atau memperbaiki kondisi perusahaan.
Pengetatan pengeluaran memang dilakukan oleh pengusaha cerdik ini pun, tetapi untuk investasi program perbaikan tetap dilakukan dan didorong untuk mengupgrade perusahaan agar siap menyongsong kondisi peak berikutnya.
Jika kondisi bisnis sedang sibuk memenuhi permintaan pelanggan atau peak season semua sumber daya manusia biasanya sangat sibuk, di sisi lain segala permasalahan atau hambatan atau keterbatasan sistem menjadi sangat mudah dilihat saat itu. Meluncurkan inisiatif program perbaikan di saat peak seperti itu terlihat masuk akal tetapi tidak akan efektif. Semua personil yang terkait sedang sibuk sehingga tidak dapat fokus pada upaya perbaikannya.
Proses perbaikan juga membutuhkan waktu, juga dalam proses improvement yang normal dan berhasil sekalipun akan melewati waktu kritis yaitu pada periode transisi, dalam periode transisi biasanya malah akan menyebabkan penurunan kinerja.
Para pengusaha yang biasa-biasa saja justru baru bersedia atau terbuka terhadap inisitaif program perbaikan ketika pasar dalam kondisi puncak. Umumnya karena masalahnya sedang mudah di lihat (karena menjadi sumbatan di sana sini), juga karena cashflow sedang bagus sehingga menganggap pengeluaran untuk investasi pada program perbaikan boleh dilakukan.
Sayangnya, dalam kondisi puncak semua personil sibuk dan tidak tertarik dengan program perbaikan jangka panjang, dan sedang tertarik dengan solusi-solusi adhoc saja seperti overtime, menambah headcount, atau men-sub-contract-kan. Hasilnya proses upgrade atau perbaikan yang berarti tidak terjadi.
Ketika low-season datang, seperti di saat krisis covid-19 sekarang ini, bagi pengusaha biasa-biasa tersebut tidak ada lagi masalah sekarang, satu-satunya masalah adalah masalah cashflow. (tentu saja karena semua bottle neck dan sumbatan sekarang otomatis tiba-tiba lenyap, tidak ada permintaan pelanggan tak mungkin ada bottle neck). Response yang paling umum adalah menghentikan semua pengeluaran, juga pengeluaran untuk investasi program perbaikan.
Berbeda dengan pengusaha yang cerdik, akan melihat kondisi krisis COVID-19 saat ini sebagai kesempatan emas untuk meng-upgrade perusahaan seperti menerapakan sistem ERP. Ketika krisis berlalu perusahaan akan menjadi lincah, modern, dan terintegrasi, dan siap menyongsong lompatan peak-season.
Ketika permintaan sedang rendah, aktivitas perbaikan tidak akan mengganggu atau menurunkan kualitas layanan kepada pelanggan Anda, tidak ada pengiriman yang akan tertunda walaupun sedang terjadi penurunan kinerja yang disebabkan proses transisi akibat perbaikan.
Respon kepada pelanggan juga tidak akan terhambat karena walaupun personil yang terkait harus mengikuti kegiatan perbaikan, misalnya ikut meeting membahas program perbaikan, waktu meeting yang diperlukan tersedia tanpa harus mengganggu waktu untuk melayani pelanggan.
Penerapan sistem ERP termasuk Odoo ERP, biasanya membutuhkan keterlibatan banyak personil terkait dari berbagai fungsi atau departemen dalam perusahaan, misalnya untuk mengkristalkan kebutuhan, untuk mengambil kesepakatan dalam menyingkirkan kendala dan proses yang tidak bernilai tambah. Juga untuk proses pelatihan, untuk pengumpulan dan pembersihan master data, dan lain-lain.
Jika proses penerapan sistem ERP dilakukan saat low-season, semua itu tidak akan menyebankan penundaan atau gangguan terhadap layanan kepada pelanggan perusahaan atau kepada pelanggan internal. karena waktu yang dibutuhkan relatif sedang tersedia akibat kegiatan yang menurun.
Jadi, saat low-season karena krisis COVID-19 sekarang ini, merupakan saat terbaik untuk meng-upgrade kualitas manajemen perusahaan. Dalam konteks menerapkan sistem ERP, inilah saat terbaik untuk menerapakannya di perusahaan.
Dalam situasi sibuk peak-season, umumnya tidak mungkin untuk menghentikan atau meng-off-line-kan satu atau lebih sumber daya, misalnya mesin produksi, server computer, atau personil yang bertanggung jawab, atau peralatan lainnya. Menghentikan operasional sumber daya dalam kondisi peak pasti menimbulkan kekacauan yang merugikan dan kontra produktif.
Di sisi lain inisitaif program perbaikan seringkali memerlukan satu tindakan yang harus menghentikan atau meng-off-line-kan untuk durasi waktu tertentu, dalam kondisi peak-season akan sulit sekali bisa mendapatkan waktu yang dibutuhkan tersebut, tetapi dalam kondisi low-season sama sekali tidak akan menjadi masalah, atau jauh lebih mudah mendapatkan waktu yang dibutuhkan.
Program perbaikan yang diterapkan di perusahaan, termasuk ketika menerapkan sistem ERP pasti akan melibatkan user atau pengguna yang terkait.
Pengguna atau user tersebut sudah pasti perlu diberikan pelatihan agar dapat menguasai cara kerja yang baru, atau dapat mengoperasikan program aplikasi ERP yang sedang diterapkan jika kontkes perbaikannya dalam hal ini menerapkan ERP di perusahaan.
Dalam kondisi low-season setiap user akan mampu meluangkan waktu yang lebih banyak untuk pelatihan, dan untuk mencoba. Sehingga program pelatihan jauh akan lebih luas dan lebih instensif karena tersedia waktu yang cukup.
Sebaliknya dalam kondisi puncak atau peak-season biasanya user akan sangat sibuk dengan tugas pokoknya setiap hari yang harus diselesaiakan segera, sehingga waktu untuk bisa mengikuti pelatihan menjadi sangat terbatas, juga kesempatan untuk mencoba dan berlatih sendiri pasca pelatihan hampir tidak tersedia.
Karena setiap upaya perbaikan adalah berarti perubahan dan perubahan pasti membutuhkan pelatihan pada personil yang terkait, kondisi low-season merupakan saat terbaik untuk menerapkan program perbaikan di dalam perusahaan, termasuk untuk menerapkan sistem ERP di Perusahaan.
Perusahaan tidak mungkin mmemberhentikan semua karyawannya hanya karena kondisi low-order karena krisis, kecuali perusahaan tersebut akan tutup selamanya, atau perusahaan tersebut tidak membutuhkan karyawan dengan skill.
Saya yakin hampir tidak ada proses kerja perusahaan yang tidak membutuhkan skill. Dengan kata lain perusahaan tetap harus mempertahankan sebagaian karyawan, dan pegawainya, dengan berbagai pertimbangan. Artinya perusahaan tetap harus memberikan gaji dan upah kepada mereka.
Daripada karyawan dan pegawai tersebut tidak melakukan aktivitas apa pun yang memberikan nilai tambah kepada perusahaan, pengusaha atau pimpinan perusahaan yang cerdik seharusnya dapat menggulirkan program perbaikan yang paling potensial memberikan nilai tambah kepada perusahaan berupa kondisi sistem manajemen perusahaan yang lebih baik, cara kerja yang lebih baik, atau pelayanan yang lebih baik pada pelanggan.
Sehingga ketika krisis berlalu dan permintaan pelanggan kembali ramai, perusahaan sudah akan jauh lebih baik kemampuannya dalam melayani pelanggan atau memperluas pangsa pasarnya.
Pada umumnya setiap program perbaikan memerlukan perubahan dalam cara kerja, proses bisnis, atau sistem manajemen. Setiap perubahan akan melewati tantangan masa kritis saat transisi terjadi.
Dalam masa kritis pada suatu proses perubahan, gejala yang umum adalah terjadi penurunan kinerja. Misalnya output proses menjadi lebih rendah, tingkat kerusakan malah meningkat, atau penurunan kinerja lainnya, jika dibandingkan dengan kondisi sebelum dilakukan perubahan.
Jika masa krisis ini berhasil dilalui (perusahaan dapat bertahan dengan kinerja yang menurun tersebut), biasanya jika masa kritisnya tidak berkepanjangan, barulah manfaat berupa perbaikan kinerja yang lebih tinggi dibandingkan sebelum perubahan bisa dicapai.
Satu contoh yang dapat menggambarkan ini misalanya pada ajang balap mobil formula 1. Ketika ditengah balapan sedang berlangsung, tiba-tiba turun hujan gerimis yang cukup membuat kondisi lintasan menjadi licin, keputusan mengganti ban mobil dengan tipe ‘ban basah’ akan menyebabkan masa kritis karena waktu terbuang untuk mengganti ban. Tetapi dengan ban basah tersebut terpasang mobil sekarang dapat melaju dengan kecepatan yang lebih baik dibandingkan dengan tetap menggunakan ‘ban-kering’ pada lintasan basah.
Jika posisi mobil tim Anda sedang jauh memimpin di depan, resiko adanya penundaan waktu dalam proses ganti ban tersebut dari yang diperkirakan masih bisa diterima tanpa kehilangan posisi.
Atau contoh yang lebih sederhana, jika Anda berkendara dengan ban yang setengah kempes, tidak bisa melaju kencang, proses mengganti ban dengan ban cadangan menimbulkan masa transisi yang bahkan kecepatan Anda sekarang menjadi 0 alias berhenti untuk mengganti ban tersebut, tetapi setelah ban yang baik terpasang barulah kendaraan Anda dapat melaju jauh lebih kencang. Jika Anda sedang tidak terburu-buru mengejar waktu, berhenti sama sekali karena mengganti ban tidak menjadi masalah besar.
Demikian pula jika Anda mengambil perbaikan di masa-masa idle karena low-season, tentu kita akan lebih leluasa untuk mampu menerima kondisi penurunan kinerja pada saat transisi sedang berlangsung.
Karyawan atau pegawai yang idle tanpa kegiatan karena low-season akan memburuk kondisi mentalnya, jika berlangsung cukup lama dan perusahaan tidak juga mengambil inisiatif program perbaikan maka akan lebih buruk lagi efeknya.
Karyawan yang melihat perusahaan tidak melakukan upaya perbaikan apa pun, akan lambat laun kehilangan harapan pada perusahaan karena melihat perusahaan seolah-olah tak berdaya.
Jika perusahaan melakukan program perbaikan di masa low-season, karyawan akan melihat ada harapan yang lebih baik, karena perusahaan sedang memperbaiki diri dan akan menjadi jauh lebih baik nanti ketika krisis telah berlalu.
Perusahaan yang justru memanfaatkan masa low-season karena krisis untuk perbaikan biasanya akan melesat jauh di depan melampaui para pesaingnya ketika krisis telah berakhir dan permintaan pelanggan meningkat.
Sebaliknya perusahaan yang tidak melakukan upgrade di saat krisis, dan justru mengamputasi dirinya karena penghematan pengeluaran yang kebablasan (misalnya memberhentikan karyawan secara besar-besaran termasuk karyawan potensial mereka) akan terseok-seok menghadapi persaingan ketika pasar membaik kembali, atau setidaknya akan hanya bisa menjadi penonton pesaingnya menikmati manisnya pasar saat itu.
Sebagai kesimpulan, krisis merupakan saat ada kondisi bahaya sekaligus ada peluang emas untuk perbaikan perusahaan menjadi jauh lebih baik. Peluang emas perbaikan justru ada di saat krisis karena: